Funcionária/o administrativa que faça também atendimento ao público e faturação

Assistente de Secretaria e Atendimento A Academia de Dança de Matosinhos procura uma pessoa para integrar a sua equipa na área de secretaria, atendimento, acompanhamento de alunos e famílias e gestão administrativa de pagamentos. Procuramos alguém comunicativo, organizado, dinâmico e com gosto pelo contacto com o público, capaz de assumir a Secretaria como um verdadeiro ponto de acolhimento e ligação entre alunos, famílias, professores e Direção. PRINCIPAIS FUNÇÕES Atendimento e acompanhamento de alunos * Atendimento presencial, telefónico, por email e WhatsApp

• * Acolhimento e acompanhamento de alunos e famílias
• * Resposta a pedidos de informação sobre aulas, horários, mensalidades e funcionamento da Academia
• * Acompanhamento de novos contactos, aulas experimentais e potenciais inscrições
• * Realização de **follow-up**, garantindo que nenhum pedido de informação fica sem acompanhamento
• * Apoio nos processos de inscrição e renovação

* Capacidade para esclarecer dúvidas, contornar objeções e encontrar soluções adequadas às necessidades das famílias. Pagamentos e cobranças * Preparação e envio dos avisos de pagamento aos alunos e famílias no início de cada mês

• * Contacto com alunos e famílias para regularização de valores em dívida
• * Envio de lembretes e avisos de pagamento
• * Acompanhamento das situações pendentes até à sua resolução
• * Articulação com a Direção relativamente a situações de incumprimento ou que necessitem de tratamento específico

* Manutenção rigorosa e atualizada dos respetivos registos administrativos. Esta componente exige capacidade para fazer cobranças de forma cordial, profissional e persistente, mantendo uma boa relação com as famílias sem deixar de assegurar o cumprimento dos pagamentos. Organização e comunicação interna * Articulação permanente com a Direção e equipa pedagógica

• * Conhecimento dos horários, modalidades, professores e funcionamento da Academia

* Leitura e conhecimento das circulares e informações enviadas às famílias, de forma a conseguir esclarecer prontamente as suas dúvidas

• * Acompanhamento das atividades, eventos, espetáculos e calendário anual

* Apoio às restantes tarefas administrativas e de organização da Secretaria. PERFIL QUE PROCURAMOS Procuramos uma pessoa: * Muito comunicativa, empática e com excelente capacidade de relacionamento interpessoal

• * Com forte orientação para o atendimento e satisfação do cliente
• * Proativa e capaz de acompanhar um contacto desde o primeiro pedido de informação até à inscrição

* Com aptidão comercial, sabendo apresentar e valorizar a oferta da Academia e transformar pedidos de informação em inscrições

• * Organizada, responsável, autónoma e rigorosa
• * Persistente e confortável no acompanhamento de pagamentos e cobranças
• * Capaz de abordar situações financeiras delicadas com discrição, firmeza e cordialidade
• * Ágil na resolução de problemas e imprevistos
• * Com facilidade na utilização de ferramentas digitais, email, WhatsApp e plataformas de gestão
• * Com boa expressão oral e escrita em português
• * Com conhecimentos de inglês que permitam assegurar o atendimento a famílias estrangeiras

* Disponível para trabalhar num ambiente dinâmico, ligado à dança, à educação e à produção artística. VALORIZAMOS * Experiência em atendimento ao público, secretariado, receção ou funções comerciais

• * Experiência em faturação, controlo de pagamentos ou cobranças**
• * Experiência em contextos educativos, culturais, desportivos ou similares
• * Capacidade de organização e gestão de várias tarefas em simultâneo
• * Sensibilidade para trabalhar com crianças, jovens e respetivas famílias

* Boa capacidade de comunicação digital e acompanhamento de contactos. MAIS DO QUE UMA SECRETARIA Na Academia, a Secretaria não é apenas um departamento administrativo ou financeiro. É a primeira porta de entrada na Academia, o ponto de contacto diário com as nossas famílias e um elemento fundamental para o bom funcionamento de toda a organização. Quem assume esta função deve conhecer a Academia, saber o que está a acontecer, conseguir responder, acompanhar e resolver — desde um primeiro pedido de informações até a uma inscrição, uma alteração de horário ou uma questão relacionada com pagamentos. Procuramos, por isso, alguém que combine capacidade de comunicação, organização, rigor administrativo e sentido comercial. Alguém que perceba que cada contacto merece acompanhamento, que cada potencial aluno é uma oportunidade e que uma boa Secretaria é essencial para criar uma relação de confiança entre a Academia e as suas famílias.

Requisitos

• Pessoa dinâmica, autónoma, simpática, pró-ativa, metódica e organizada. Com boa capacidade de resolução de problemas

Domínio do Português Oral e Escrito e noções de Inglês. Com experiência a facturar. Domínio de Excel. Veículo próprio. Horário e remuneração: Época de Formação - 1 Mês - 14h30-21h00 Após admissão - 14h30-21h Valor base 736€ para 32 horas semanais Subsídio de alimentação 7,63€ por dia pago em cartão E subsídios em duodécimos 61,33 * 2 por mês Envie o seu cv para